みんなの手帳部

「みんなの手帳部」は、いろいろな手帳の活用方法を紹介するコンテンツです。
楽しい・面白い・便利な手帳の使い方をご覧いただき、ぜひ真似してみてくださいね!

カクゾウ
活動報告みんなの手帳の色んな使い方をご紹介! 活動報告

メールの達人が使う手帳

平野 友朗さんの活動報告

更新:

Profile

プロフィール画像

メルマガコンサルタント
平野 友朗(ひらの ともあき)さん

有限会社アイ・コミュニケーション代表取締役。筑波大学卒業後、広告代理店勤務を経て2003年に独立。メルマガの専門コンサルティング会社を創業し、この間に顧客数3000社、関与したメルマガは500誌を超える。メルマガを始め、メール術、サイト構築、広告などインターネットの総合プロデューサーとして活躍している。
著書は「あなたの仕事が劇的に変わるメール術」「メルマガ起業1年目の成功術」など多数。
会社HP http://www.sc-p.jp/
ビジネスメールの教科書 http://business-mail.jp/

試行錯誤の結果が現在の仕事になる

メールの達人が使う手帳イメージ 1

平野さんは日本で初めてのメルマガ(メールマガジン)専門のコンサルタントだ。しかし、前職はメルマガとは縁の少ない広告代理店で営業をしていた。この会社を辞めたのも、メルマガのコンサルタントを目指したからではなかった。

「仕事がイヤで、まず会社を辞めることが先だったんです。辞めてから、さて何をやろうかと考えたくらい(笑)。また会社勤めをする気もなかったので、自分で飲食店を始めたいな、くらいにしか考えていたんですよ。学生時代は飲食店でのアルバイト経験が多かったから。それで飲食店のサービスに関するメルマガを書き始めたのがきっかけなんです」

会社を辞めた平野さんは、飲食店のテーブルの汚れや接客態度などを書き綴ったメルマガの発行を開始した。そのメルマガは徐々に読者も増えていき、人気のメルマガになり、やがて何故そんなに人気なのかという質問も多く受けるようになった。そうした質問に答えたり、メルマガのノウハウを教えることでお金をもらえるようになり始めて、メルマガのコンサルタントという仕事が見えてきたのだという。今から3年半ほど前のことだ。

それから平野さんは会社を作り、メルマガ専門のコンサルタントとして、相談やコンテンツ販売などに力をいれることになる。試行錯誤を繰り返した結果が現在の仕事になったのだという。

「自分が必要とされると分かってから、それまでの仕事に対する行動とは全く違ったものになっていきましたね。コツコツと試行錯誤を続けながら自分なりに工夫してきたことが、今につながったと思いますね」と平野さんはあらためて振り返った。」

タスク・リストをひたすら潰す

平野さんが現在のようにコンサルタントとして活躍するようになれたのは、「タスク・リストをひたすら潰してきたから」だという。以前からタスク・リスト(やるべき用件、ToDoリスト)を手帳や付箋に書いてきた。やがて、仕事が忙しくなり、このタスク・リストはパソコンで書くようになったのだ。パソコンのメモ帳ソフトで思い浮かぶままに書いていくのだ。優先度の高い順に書き、完了すれば【済】マークを先頭に入力するだけのシンプルな方法だ。このタスク・リストはUSBメモリーに保存して、USBメモリーを持ち歩くことでオフィスと自宅のパソコンで更新している。

「1日のタスク・リストをその日中に全部完了させることは難しいものですよね。いちいち翌日分に転記するのも面倒なので、パソコンで書き始めてみたんですが、意外とこれが便利だったんです。私のように95%はパソコンに向かってする仕事なので、いつもこのタスク・リストをパソコン画面に開いておき、頭に浮かんだことはドンドン追加していくんです」平野さんの成功は、この小さなタスクをひとつひとつ潰してきたから掴みとることができたという。

平野さんの手帳は、B5サイズの大判のダイアリーを使っている。この手帳は、研修や講演、コンサルティングなどのスケジュール管理専門のものだ。スケジュール管理は、これまでもパソコンやPDAなどは使わずに手帳を利用してきたという。研修や講演は数カ月先のものが入る。紙の方が一覧できるので便利なのだ。最近は年間50件ほどの研修や講演をこなすほどに増えてきた。手帳には予定とともにその場所と相手の電話番号を必ず書くようにしている。

平野さんのスケジュール管理のポイントは、「翌週の予定は極力入れないようにすること」だ。仕事柄、取材や相談など急な仕事が入ることも多いので、なるべく空き時間を設けておくようにしているからだ。前週末になってから始めて、翌週のスケジュールを埋めていくようにしている。何も予定が入っていないと原稿の執筆やサイト制作などの仕事ができるので、むしろ望ましい状態なのだ。メモは手帳を使わずに、A4用紙の裏紙を利用している。

平野さんの1日は朝起きるとまずメールチェックから始まる。午前中は自宅でメールへの返信などを行ってからオフィスに出勤する。仕事柄メールは1日200 件ほど受け取り、その内の50件ほどに返信を書く。とにかく平野さんのメール返信は早いのだ。

メールの達人が使う手帳イメージ 3
手帳は大判のダイアリーをスケジュール専用で使う。
メールの達人が使う手帳イメージ 3
タスク・リストはパソコンのメモ帳で思い浮かぶままに書く。

メールがビジネスを劇的に変える

ビジネス文書を研修で社員に教える企業はこれまであったが、メールについて研修する企業はかなり少なかった。しかし、いまや仕事でメールを使うことは当たり前になり、その重要性はますます高まっている。平野さんにメールに関する研修や講演を依頼する企業が最近は増えているという。

メールの研修は、対象年齢によってその内容は全く異なってくるという。平野さんの言葉を借りれば、20代のメールは携帯メールの影響でかなり「荒いメール」が多いという。妙に馴れ馴れしかったり、短い文章で意味が分かりにくい傾向にある。逆に、年齢が高くなると「硬いメール」になってしまう。改行がなく、挨拶など前置きなどが長く、しかも硬い表現でとても読みにくいメールになりがちだという。

今やメールは電話に変わるほどビジネスでは不可欠なコミュニケーション手段だ。メールの良し悪しがビジネスにも影響してくるのだ。平野さんにビジネスで使うメール術についてアドバイスしてもらった。

「まずはいい件名をつけることがとても重要です。具体的で分かりやすい件名をつける工夫が必要ですね。『ご挨拶』などの抽象的な件名では、スパムメールに間違えられて読んでもらえず、ゴミ箱に捨てられる恐れもあります」とまず件名の重要性を強調する。

「本文は簡潔で、かつ丁寧でなければなりません。そのためには、挨拶ではさむやり方がいいですね。挨拶→本文→挨拶という構成です。本文は箇条書きにしたり、重要な項目には、■★などの記号を使っても読みやすくなりますね。最後に署名を入れることも今や常識です。頻繁にやりとりする相手なら別ですが、署名がないと相手は電話したい時など、いちいち調べなければなりませんから不親切ですね」

以前は、ビジネスメールでも絵文字(フェイスマーク)を使う人もいたが、最近はさすがに少なくなり、ビジネスでのメールマナーも確立されつつあるのが現状だと平野さんは教えてくれた。

最後に、仕事を効率的に進めるためのメール術についてうかがってみた。
「単語登録をしておくと便利ですね。例えば、『こんご』と入力したら、今後ともよろしくお願いしますと変換されるとか、自分の会社名など毎日何回も使うものは単語登録しておくべきです。一度自分が使っている言葉を調べてみて、30語くらいは登録しておくといいですよ。次に、単語登録と似ているのがテンプレート化しておくということ。自分がよく使う文書、例えば見積書の送付や注文のお礼などのメールを定型文書化しておくのです。誤字も少なくなり、早くて確実なメール作成ができるようになります」
さらに受信メールでも工夫があると教えてくれた。

「受信するメールはフォルダを作って、自動振り分けにしておくべきですね。メールも整理されるので、受信確認や過去のメールを探すのにもとても楽になります。メールの返信は今や24時間以内が常識です。返信も単に来た順に返信するだけでなく、あえて最新のものから返信するというテクニックも、大切な得意先などでは有効です。夜中に5分以内で返信がいくと相手もビックリするし、感動してくれますよね」とアドバイスしてくれた。

「メールは手紙、電話、FAXなどと同じコミュニケーション手段のひとつ。それぞれのメディアのもつ特性をよく理解して使うべきですね。若い人はメールに頼る傾向がありますが、電話の方が早い場合は電話にすべきです。メール専門の私でも、時には電話することもあり、相手も驚くようですが、要は使い分けが大切なのです」

平野さんの実践的なメール術やメルマガ術は、書籍、DVD、研修、サイトなどを通して徐々に多くの人に伝えられている。メールがビジネスに定着してまだ 10年ほどにしかならない現在、ビジネスでの常識としてメールマナーが確立するには、平野さんのような活動がとても重要なものだと取材を通じて感じた。

私の手帳のツボ

●手帳はスケジュール管理専用で使う。
●予定には場所・電話番号を記入しておく。
●タスク・リストをパソコンで記入し、ひたすら潰していく。