みんなの手帳部

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カクゾウ
活動報告みんなの手帳の色んな使い方をご紹介! 活動報告

オンとオフで手帳を使い分ける美人広報

上村 嗣美さんの活動報告

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Profile

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株式会社サイバーエージェント 社長室 広報・IRグループ
上村 嗣美 (うえむら つぐみ)さん

2000年4月サイバーエージェントに入社。経理を半年ほど担当した後に、社長秘書(兼広報)に。2005年からは広報専任として活躍している。

会社HP http://www.cyberagent.co.jp/

殺到する取材にすばやく対応

インターネット総合サービス企業として急成長しているサイバーエージェント。同社の企業広報担当としてマスコミ対応を一手に引き受けているのが上村さんだ。特に2005年春に同社の藤田晋社長が出した著書『渋谷ではたらく社長の告白』がベストセラーになってからはマスコミからの取材が殺到。上村さんも社長秘書との兼務から広報の専任になった。

「実は仕事で手帳を使い始めるようになったのはその頃からなんです(笑)」と上村さん。それまでは個人用の手帳とグループウェアでのスケジュール管理で足りていたという。忙しくなり、手帳が手元にないと不都合が出始めてきたので会社のすぐ近くにある伊東屋で仕事用の手帳を買い求めた。

社長秘書の時には大判の外国製ダイアリーで藤田社長のスケジュール管理を行っていた。スケジュール以外にもそれに付随して秘書として事前に行わなければならない仕事もそれに記入していたので、2冊の手帳を使い分けることには慣れていたのだ。
サイバーエージェントはブログサービスなどインターネットメディア事業に非常に力を入れている。新しいサービスも次々と立ち上げていて、そうしたニュースリリースの発信やメディアからの取材も増えている。インターネットの会社だけにブログで広報・IR情報も発信している。

「時間に追われているメディアの方からの依頼は、できる限り迅速に対応しています。しかし、できないことや答えられないこともあって、そうした場合にはその理由を丁寧に説明して、誠実に対応するよう心がけています」と上村さんは微笑む。実はメディア記者の間では、上村さんのそうした迅速で丁寧な対応がとても評判なのだ。

仕事用手帳は効率重視

まず仕事用の手帳から拝見した。英国製A5サイズのおしゃれな手帳だ。昨年までは能率手帳を使っていたが、今年は少し気分を変えて、お洒落なものにしたのだそうだ。「デザインで選んでしまったので、実は使ってみて少し後悔してるんです・・・」
左右に見開き1週間のスケジュール欄があるタイプ。上村さんは3色ボールペンで色分けして記入する。基本のスケジュールは青色で記入。掲載誌の発売日や放映日、原稿の締切りなどは赤色で書く。黒色はアポイント先の電話番号や住所などの付属情報を記入するといった使い分けをしている。

予定以外にもToDoを記入するのはもちろん、仕事の長期プランなどをメモページにしっかりと書き込んでいる。また、仕事で気をつける点なども記入して、ときどき自己チェックしているそうだ。

忙しい上村さんは仕事の効率を常に意識している。取材依頼は相手次第で突然飛び込んでくるからだ。自分のスケジュールを考えながら相手の立場も考えて仕事を進める。そのためにリリース原稿や資料は早め早めに仕上げて、相手に渡すよう心がけているそうだ。メディアからの問い合わせは午後が多い。そのため午前中はデスクワーク中心のスケジュールを組み、午後は取材対応や連絡などに使うよう時間配分を考えている。

オンとオフで手帳を使い分ける美人広報イメージ 3
仕事用手帳には英国製の大判ダイアリーを使用
オンとオフで手帳を使い分ける美人広報イメージ 3
3色ボールペンで情報を一元管理する

プライベート手帳はおしゃれでシンプルに

プライベート用の手帳はおしゃれな白いブランド手帳。以前も同じブランドの手帳を使っていた。ミニ6穴サイズのこちらの手帳には、完全にオフのプライベートなことしか書かない。記入は主に2色を使い、基本はスケジュールを青色で書く。誕生日や大切なToDoなどは赤色で記入。趣味の演劇のチケット発売日、エステやジムなどの予定も記入する。ショップカードを収納したり、お気に入りのお店リストなども書き込んでいる。

一般的には2冊の手帳を使うとダブルブッキングや記入モレなどのトラブルを起こしがちになるもの。その点について上村さんに伺ってみた。「基本的に予定を重複して記入することはないです。仕事とプライベートは分けて記入します。でも、平日の夜などプライベートな予定が入っている場合には、仕事用手帳に”○ 時以降はNG”と記入して注意しています。それによく両方の手帳を見てますから、今までは失敗はなかったですね」

上村さんは手帳だけでなく、オンとオフをはっきりと分ける。「仕事で遅くなる日もありますが、効率的に仕事を進めることでプライベートな時間を取るようにしています。疲れた顔をメディアの方に見せてしまったら、”なんだか覇気のない会社”と企業イメージが悪くなってしまいますよね。仕事を充実させるためにも、オフの充実が大切だと思います。いつも元気な姿で人と接することができるようにしてるんです」。

ブログ利用者は国内で現在473万人いて、2007年3月末には782万人にも達するといわれる(2005年9月総務省発表)。サイバーエージェントで運営している「Amebaブログ(アメーバブログ)」もサービス開始からわずか1年半で100万人の利用者に達する勢いで急成長している。「お蔭様でAmebaブログはデザインがいいと利用されている方から評価いただいています。また、ブログでは国内初のオークション機能を提供するなど、ブログを軸にした独自のサービス提供にも力を入れています」と上村さんは説明してくれた。口コミでの評判がブログや掲示板でまたたく間に広がっていくITの世界。インターネット会社である同社は、その良さと同時に怖さも知っているだけに、ステークホルダーとのコミュニケーションの大切さを痛感していると語る上村さん。その美しい瞳の奥に、広報担当としての強い誇りとプロ意識を見た。

オンとオフで手帳を使い分ける美人広報イメージ 5
プライベート手帳はお気に入りのブランド手帳
オンとオフで手帳を使い分ける美人広報イメージ 5
プライベートな内容だけをシンプルに記入

私の手帳のツボ

●オンとオフを明確に分ける。
●色分けして記入し、情報を整理する。
●時間効率を意識してスケジュールを組む。