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活動報告みんなの手帳の色んな使い方をご紹介! 活動報告

リフィール作りは、魅力ある知的生産のひととき

水野 和男さんの活動報告

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Profile

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北海道 東神楽町役場 企画振興課 主幹
水野 和男 (みずの かずお)さん

1955年生まれ。専修大学卒業後、大手流通会社勤務を経て、1979年東神楽町役場に。北海道庁派遣、商工観光、企画、総務を担当後、現在は企画振興課。住民との協働のまちづくり、市町村合併など地方を取り巻く課題の解決に取り組んでいる。

町HP http://town.higashikagura.hokkaido.jp/

手軽に持ち歩き、資料を整理できる手帳とは

水野さんの仕事は、「まちづくり」。会議やイベントなど外出する機会が多く、説明したり質問に答えたりするため、常に正確な行政資料を持ち歩かなければならない。業務範囲も広く、使う資料もそのときによって違ってくるので、資料の入れ替えが容易にできる必要がある。また、外出先で様々な日程調整をすることが多いので、スケジュールやメモは欠かせない。「役場の仕事は地域密着なので、昼夜・土日を問わず住民や団体との打ち合わせがあります。だから、仕事とプライベートを区別できないことも多いんです。公私、職場の内外、パソコンの有無などにとらわれず、自分の行動や目標を管理できるツールとして、あれこれ試行錯誤した結果、スリムタイプのシステム手帳を選びました」。水野さんが使っているのはBindexシリーズのスリムタイプ。リング径10cmという薄型のシステム手帳を選んだのは、スーツの内ポケットに入れて、気軽に持ち歩けるサイズだからである。また、名刺入れやペンケース、めがねケースなども同じ黒革で統一して、トータル・コーディネートを楽しんでいる。

常にメンテナンス。手帳を見て気持ちを引き締める

時間管理や手帳術の本を読むことは、水野さんの趣味のひとつなのだそうだ。本で学んだことを自分の手帳で実践し、あれこれ工夫を重ねてきた。手帳の巻末には、自ら編み出した手帳の記述ルールを細かく記入している。略語やレイアウト方法などもオリジナルで決めているが、たまに忘れてしまうこともあり、ときどき見返しては確認している。使ううちにだんだんとだらしない書き方になってくる自分への戒めの意味もあるという。毎週日曜の夜には、リフィールを総チェックしてメンテナンスを行う。無駄なリフィールが増えないよう調整して、いつもスリムな状態を保つよう心がけている。「自分でリフィールを作成する作業は、魅力ある知的生産のためのひとときです。システム手帳を使うこと自体が趣味なんですね」。
手帳だけにとどまらず、水野さんは文房具全般が好きで、新製品などをチェックすることも楽しみにしている。時間ができると文具店を訪れ、デザインの良い輸入品を探したりする一方、100円ショップなどで掘り出し物を見つけるのも得意なんだそうだ。ドライブがてら店巡りをするのが楽しいという。

手帳を見るほど夢の実現に近づく

水野さんは毎年の正月に、前年を反省し、新年の目標を作成する。「仕事」、「自己啓発・趣味・心」、「健康・スポーツ」、「家庭・家族」、「経済・お金」、「イベント・その他」とジャンル分けして、各項目の目標を箇条書きで記入している。地方公務員という職業柄、仕事の欄は4月に変更や追加記入をする。それらの目標を何月までに達成するか、達成する時期まで明確に記入している。さらにここから月間目標、週間目標を定め、各月間と週間のリフィールの上段スペースに転記する。年末には達成度を◎○△×で評価し、その年の自分の10大ニュースを作成する。それらは毎年の成績として、保存ファイルの表紙に綴じているという。年間目標はほとんど毎日見て、自分の進むべき方向の確認と反省を行い、日々の行動に活かしている。目標が書かれたリフィールを見るとやる気が湧いてくるという。「毎日何回手帳を見て、書いて、アイディアが浮かんだかが、夢実現のバロメーターだと思ってます」。水野さんにとって手帳は、仕事を管理するための道具というだけでなく、日常の楽しみでもあり、夢を実現させる希望の源でもあるようだ。

リフィール作りは、魅力ある知的生産のひとときイメージ 4
スケジュール管理リフィール
スケジュールは見開き1週間のもの。赤ペンは時間の確定した予定、黒ペンは未確定のもの。自分以外の課員、家族の予定なども書く。枠囲み部分は、事務を集中して行う時間の確保を示す。
右のフリースペースは、日記を記入。
リフィール作りは、魅力ある知的生産のひとときイメージ 5
メモリフィール
青は個人、黄色は仕事など、リフィールは色でジャンル分け。
左のページは、見たい映画や読みたい本などプライベートなリスト。右は仕事で使う資料。縮小コピーして切り貼りする。数値の変わりやすいものはポストイットで対応。
リフィール作りは、魅力ある知的生産のひとときイメージ 6
クリアポケットとToDoリスト
クリアポケットにはUSBメモリ、薬、お守りなど必要なものを入れている。
ポストイットはToDoリストとして使う。赤は今日中、青は今週中、黄は1カ月以内としている。さらに、優先度でA、B、Cと記入して分類。日にちが決まると週間スケジュール欄の方へ貼り直す。
リフィール作りは、魅力ある知的生産のひとときイメージ 7
チェックリスト
会議や出張、特別なイベントなどでToDoが多くて、ポストイットでは対応しきれないときに使う。イベント現場では手帳を持ち歩けないので、この2つのリフィールだけを外してクリアファイルに格納し、ズボンのお尻のポケットに入れて使う。

私の手帳のツボ

●持ち歩くのに便利な、スーツの内ポケットに入るサイズのシステム手帳を使う
●年間目標を月間、週間まで落とし込み、日々の行動に活かす
●記入ルールを決め、常に手帳を見直し、メンテナンスを怠らない