みんなの手帳部

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カクゾウ
活動報告みんなの手帳の色んな使い方をご紹介! 活動報告

手帳を選ぶ基準は「出張」にある。巻末の地図が重要

大杉 奉功さんの活動報告

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Profile

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財団法人 ダム水源地環境整備センター 研究員
大杉 奉功 (おおすぎ とものり) さん

知大学大学院理学研究科修了。愛媛大学研究生を経て、平成7年より現職。専門は魚類生態学、応用生態工学。ダムの建設・管理に関わる自然環境調査や保全対策の検討に関する研究・技術開発を行っている。河川調査ではウエットスーツ姿をカワウソに見間違えられたことも。

会社HP http://www.wec.or.jp/center/

出張を中心に巻末資料を活用

大杉さんが手帳を選ぶ一番の基準は、巻末資料の地図があるかどうかにある。「とにかく出張が多くて、1週間に2回はあります。日帰りがほとんどですし、効率よく現場を回らなければなりません」。しかも出張先は都市ばかりではない。仕事柄、車でなければ行けないような山の中にも出向くことが多い。大杉さんは出張先で、同時に2、3か所の立ち寄り先が出てくると、地図を眺めながら、予定が組めそうかどうかを考える。空港の位置や鉄道、高速道路の位置関係を確認し、回れそうな訪問先の順番を決め、一番効率よいルートでレンタカーや列車のチケットを手配する。「あまり人が行かないような場所も多いので、地図で確認できると便利なんです。地図帳を買えばいいんですが、いちいち手帳と別に出すのも面倒ですし、最近はどんどん新しい道路や橋ができてしまうので、たとえ地図帳であっても毎年買い直さないといけない。結局、毎年必然的に買い替える手帳に付いている地図が便利、ということになりますね」。
地図以外にも巻末資料をよく利用するという大杉さん。次に見るのは年齢早見表のページだそう。官公庁の資料には元号表記が多いので、和暦から西暦に変換するために利用する。頻繁に見るので、最近は覚えてしまったものも多いという。また年表もよく見る。調査資料で出てきた、○年×月の大洪水が起こった頃はどんな時代だったのか、などと把握するのに役立つ。「でもこれはある意味趣味の世界です。出張で移動中の暇つぶしにもなりますよ」。

メインはA5サイズの手帳。 メモ帳として「レベルブック」も併用

手帳はA5サイズのものを使っている。昔はポケットに入る大きさの手帳を使っていたが、書ききれなくなった。A4サイズに変えたら、会議のときに場所を取って開きづらかった。結局A5サイズが一番使い勝手がよい大きさだったのだ。また、出張の多い大杉さんには、飛行機や列車のチケットを、手帳カバーのポケットに挟んでおくにもちょうど良い大きさだという。「宿泊優待券なんかも挟んでおきます(笑)」。
A5サイズの手帳のほかに、メモ帳として胸ポケットに入る小さい手帳も使っている。「レベルブック(測量観測帳)」といって、土木建築関係者などが持ち歩くものだ。屋外での使用に耐えうることが特長で、表紙が堅いため何もないところでも書きやすい。本当はこの堅さで耐水性のものが欲しいのだそうだ。これをいつも持ち歩き、寝る前には枕元にも置いておくという。思いついたことや忘れてはならないことをすぐに書き込めるようにしている。

月間スケジュール欄には出張などの予定、 週間スケジュール欄にはTO DOリスト

手帳を選ぶ基準は「出張」にある。巻末の地図が重要イメージ 3

A5サイズの手帳には、月間スケジュール欄と週間スケジュール欄がある。月間スケジュール欄には出張や会議など、仕事の予定を記入する。出張は数日にまたがる場合もあるし、後からの変更も多いので、月単位でざっと見渡せる方が使いやすいという。書き方にも工夫を凝らしている。出張の時は日付をまたいで矢印で縦線を入れるのだが、家から直行する場合は出発点も上向き矢印で記入する。会社から出発するときは出発点を白丸印で記入、と書き分けている。こうしておくと自分の行動が明確になり、僅かな隙間時間も有効利用できるという。また、重要な予定は左側に、興味ある講演会やプライベートな予定は右側に書いて、優先順位をはっきりさせる。出張旅費の精算なども決まった記号で記入している。
週間スケジュール欄は主にTO DOリストとして使っている。その日やるべきことを箇条書きに書いておき、完了するとチェックを入れる。さらに当日はそれらを小さいメモ用紙に書き出して、机の上に貼っておくのだそうだ。手間はかかるが、この手間をかけることによって仕事が効率よく進む、と大杉さんはいう。「出張によってたびたび仕事が中断されるので、隙間をうまく活用するために試行錯誤しています」。開かれた手帳には、感動するほど細かく丁寧な字で、きれいにびっしりと予定が書き込まれていた。

私の手帳のツボ

●手帳の巻末資料を上手に活用
●月間スケジュール欄に予定、週間スケジュール欄にTO DOリストを記入
●出張精算はオリジナルマークで管理
●レベルブックをメモ帳として肌身離さず持ち歩く