みんなの手帳部

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カクゾウ
活動報告みんなの手帳の色んな使い方をご紹介! 活動報告

手帳・PDAを経て、オリジナルフォーマットを編み出した

関  誠さんの活動報告

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Profile

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財団法人 日中経済協会
関  誠 (せき まこと) さん

1949年生まれ。大阪外国語大学にて中国語を学習の後、1973年に財団法人日中経済協会に入社。今日まで一貫して日本と中国との間の経済・貿易・技術・投資等、幅広い業務に携わる。1980年から日中経済協会北京事務所、1990年からは出向先の日中投資促進機構北京事務所の初代首席代表として、それぞれ5年間づつ勤務。

会社HP http://www.jc-web.or.jp

中国人を含め、年間1500人以上の人に会う

北京には2回、通算10年ほど駐在したこともあり、現在も中国と日本を行き来する関さん。仕事柄、毎日多くの人に会う。「1日で名刺がばさっとなくなります」。年間1500人以上の人と名刺を交換するそうだ。しかも中国人も多い。これらの名刺は基本的には時系列で管理する。A4サイズになるように並べてコピーを取り、インデックスを付ける。もらった人の顔の特徴を書いておくこともある。以前はPDAのZaurus(ザウルス)を使っていたので、その中に登録したものは「Z」というマークを付けて管理していた。名刺自体は日本と中国で分けて名刺箱に入れている。中国の場合は機関別・組織別・地方別で分類する。日本の場合は組織別の50音順で分ける。「でも名刺の整理は未だに困っていますよ」。

PDAをフル活用していたこともある

いろいろな手帳を試してみた後、一昨年まではPDAを使っていた。PDAの良さは検索性である。必要な情報をすぐに取り出せるところが良いそうだ。また、スケジュールを10年先まで書き込める、というのも良い。ただし関さんの場合、情報ですぐに容量がいっぱいになってしまう。いらなくなった情報を探して捨てる、という作業が例外にも大変なのだそうだ。「電子ゴミがどんどん増えてしまうんですよね。いちいち探すのはやはり手間がかかります」。さらに、会社のパソコンとデータをリンクできることは一見便利であるが、プライベートな情報に対するセキュリティを考慮しなければならないのがやっかいである。そんな試行錯誤を経て、結局紙媒体に行き着いた。

自分に合ったオリジナルフォーマットを開発

手帳・PDAを経て、オリジナルフォーマットを編み出したイメージ 3

2003年1月から使い始めたのが、自分でレイアウトを考えたA4サイズのオリジナル用紙である。プリントアウトした用紙を1日で1枚使う。右側にその日の時間区切りのスケジュール欄、左側に今日やるべきことをリストアップする「今日の用件」欄がある。ABCで優先順位を付け、終わったものからチェックを入れる。スケジュール欄は予定の変更があっても消さず、後ろに書き足していく。その方があとで見たときに前後関係がわかるからだという。A4サイズなら余白も充分にあるため、どんどん書き込める。下部には特記事項欄と「ひらめき」を記入する欄、さらに家庭の予定欄もある。裏はあえて白紙のまま。電話メモとして書き込んだり、資料を貼り付けたり、自由な使い方ができるため、この方が便利なのだそうだ。外出時には普通の手帳にこの用紙を挟んで出かける。普通の手帳、というのは外出時の雑記帳として利用しているもので、重要なことだけを書き込んでいる。
オリジナル用紙は毎日ファイルに綴じて保管。資料やFAX、時にはメールも打ち出して、一緒に綴じる。その日に起こったことが、あとで見返しても一目瞭然である。全ての情報がこのファイルに集中するよう心がけている。しかし、1日1枚使うため、1年経つとかなりのボリュームでファイルがぱんぱんになる。また、月間スケジュールなども作ってみたが、2箇所に書くのは手間がかかり、結局止めた。同僚を含めた複数の予定、日数をまたぐ出張など、まだまだ改善の余地があるのだそうだ。多忙な関さんだからこそ、経験と実践に基いたノウハウが蓄積されていく。今後も様々なアイディアを湧き上がらせ、さらに新しいオリジナルを生み出していくのであろう。

私の手帳のツボ

●自分にとって使いやすいフォーマットを自作する
●やるべきことは優先順位でABCにランク分け、終わったらチェックを入れる
●スケジュールは変更があっても消さずに後ろにどんどん書き足す
●裏の白紙部分はその日のメモとして利用。資料等は一緒にまとめてファイルに保管